Penataan Ruang Kantor

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar belakang

Suasana kerja sangat berpengaruh dalam pencapaian hasil yang maksimal dan efektif. Penataan ruang kantor yang berserakan dan asala-asalan akan berpengaruh pada hasil kerja suatu karyawan. Karena dalam ruangan yang sempit dan sumpek banyak tidaknya akan berpengaruh pada pemikiran karyawan itu sendiri. Pemikirannya juga akan sumpek dan tidak luas.

Sedangkan karyawan yang bekerja dalam ruangan yang tersusun dan tertata dengan rapi akan menghasilkan pekerjaan yang diinginkan dan sesuai dengan tujuannya. Karena karyawan yang bekerja didalam ruangan yang tersusun rapi tersebut pemikirannya tenang dan tidak sumpek. Kartawan tersebut fokus pada pekerjaan yang akan diselesaikannya.

Maka sangat urgen sekali mengenai penataan ruang kantor ini, agar terciptanya suasana yang efektif dan tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai.

B.     Tujuan

Tujuan dari pembuatan makalah ini yang pertama ialah untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Kantor. Dan yang kedua ialah agar kita sebagai calon administrator pendidikan yang akan mengatur dan mengelola pendidikan mengetahui mengenai dunia pendidikan dan termasuk penataan ruang kantor ini. Karena hal ini akan terkait dengan pencapaian tujuan dari sebuah organisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian

Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

1.             Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).

2.             Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :

1.             Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2.             Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3.             Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

4.             Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

B.     Tujuan Tata Ruang Kantor

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut.

1.      The Liang Gie

·         Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.

·         Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar

·         Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara

·         Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan

·         Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan

·         Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut

·         Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan

2.      Geofrey Mills dan Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :

·         Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi

·         Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar

·         Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

·         Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja

·         Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara

·         Komunikasi  dan arus kerja diperlancar

·         Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri

·         Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan

·         Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon

·         Memberikan keamanan

Dengan memperhatikan gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :

·         Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan seluruhnya bermanfaat.

·         Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang sedang bekerja.

·         Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

·         Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.

Dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

1.      Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan

2.      Menambah semangat kerja pegawai

3.      Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor

4.      Mempermudah pengawasan

C.    Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1.      mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.

2.      Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.

3.      Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan perusahaan.

4.      Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.

5.      Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

6.      Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

D.    Asas-asas Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang pabrik, yaitu :

1.      Asas  mengenai jarak terpendek, yaitu dengan berpedoman pada bentuk garis lurus diantara dua titik

2.      Asas mengenai rangkaian kerja, yaitu menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Rangkaian pekerjaan tersebut dikaitkan dengan garis lurus diantara dua titik dengan garis lurus bergerak maju.

3.      Asas mengenai perubahan segenap ruangan, yaitu mendayagunakan segenap ruangan secara berimbang  untuk menghindari pada suatu bagian ruang penuh sesak sementara bagian lainnya kosong.

4.      Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja yaitu mudah dilakukan perubahan formasi susunan tata ruang pada saat diperlukan yang disebabkan karena penambahan atau pengurangan peralatan kerja dan keperluan penataan untuk waktu tertentu.

E.     Macam Tata Ruang Kantor

Secara garis besar, tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :

1.    Ruang kantor terbuka (open plan offices)

Semua aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan besar yang terbuka serta tidak dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

1. Keuntungannya adalah :

a.         Memudahkan perubahan lay out ruangan tanpa perlu biaya yang tinggi.

b.         Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik.

c.         Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.

d.        Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

e.         Memudahkan pengawasan.

2. Kelemahannya adalah :

a.         Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

b.         Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air cleaner untuk mengurangi bau.

c.         Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu konsentrasi kerja.

2.      Ruang kantor tertutup (closed plan offices)

Tempat bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

1)      Keuntungannya adalah :

a)             Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan, kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga.

b)             Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah.

c)             Dapat lebih menghargai tamu.

2)      Kerugiannya adalah :

a)            Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan ruangan, lebih banyak alat komunikasi.

b)           Mempersulit perubahan lay out kantor atau fleksibilitas ruangan kurang.

c)            Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai.

d)           Mempersulit pengawasan.

F.  Langkah-langkah dalam Menyusun Tata Ruang Kantor

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1.      Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung

2.      Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu

3.      Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja

4.      Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik

G.  Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1.      Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.

2.      Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.

3.      Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.

4.      Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.

5.      Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.

6.      Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.

7.      Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

8.      Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi

9.      Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya

10.  Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain

11.  Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga

12.  Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri

13.  Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu

BAB III

PENUTUP

Penataan Ruang Kantor yang Baik Agar Terciptanya Suasana Kerja yang Efektif

A.    Kesimpulan

Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang sehemat-hematnya.

Dari pembahasan mengenai penataan ruang kantor kita dapat menyimpulkan bahwasannya penataan ruang kantor yang baik itu sangat penting agar terciptanya suasana kerja yang efektif dn mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan dan pencapaian tujuan dari sebuh organisasi.

B.     Saran

Saran dari penulis setelah penyelesaian makalah ini agar nantinya kita dapat menata ruang kantor kerja kita dengan baik. Sehingga pencapaian tujuan dari organisasi kita dapat tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat. Yogyakarta : Liberty.

http://indah.student.fkip.uns.ac.id/2010/10/06/tata-ruang-dan-lingkungan-kantor/

Nelitawati, 2010. Manajemen Kantor. Padang : UNP Press.