BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar
belakang
Suasana
kerja sangat berpengaruh dalam pencapaian hasil yang maksimal dan efektif.
Penataan ruang kantor yang berserakan dan asala-asalan akan berpengaruh pada
hasil kerja suatu karyawan. Karena dalam ruangan yang sempit dan sumpek banyak
tidaknya akan berpengaruh pada pemikiran karyawan itu sendiri. Pemikirannya
juga akan sumpek dan tidak luas.
Sedangkan
karyawan yang bekerja dalam ruangan yang tersusun dan tertata dengan rapi akan
menghasilkan pekerjaan yang diinginkan dan sesuai dengan tujuannya. Karena
karyawan yang bekerja didalam ruangan yang tersusun rapi tersebut pemikirannya
tenang dan tidak sumpek. Kartawan tersebut fokus pada pekerjaan yang akan
diselesaikannya.
Maka
sangat urgen sekali mengenai penataan ruang kantor ini, agar terciptanya
suasana yang efektif dan tujuan dari organisasi tersebut dapat tercapai.
B. Tujuan
Tujuan
dari pembuatan makalah ini yang pertama ialah untuk memenuhi tugas mata kuliah
Manajemen Kantor. Dan yang kedua ialah agar kita sebagai calon administrator
pendidikan yang akan mengatur dan mengelola pendidikan mengetahui mengenai
dunia pendidikan dan termasuk penataan ruang kantor ini. Karena hal ini akan
terkait dengan pencapaian tujuan dari sebuah organisasi.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Penataan
kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan
secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis
dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang
sehemat-hematnya.
Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin,
dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
1.
Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang
Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan
dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu
susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
2.
Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan
pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan
kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam
meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik
akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
1.
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai,
karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
2.
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang
bersangkutan.
3.
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien,
yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4.
Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh
publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
B. Tujuan Tata
Ruang Kantor
Dengan
penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka
tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut.
1.
The Liang Gie
·
Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya
dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
·
Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara
lancar
·
Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat
terpelihara
·
Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara
memuaskan
·
Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk
keperluan pekerjaan
·
Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan
mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut
·
Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai
pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan
2.
Geofrey Mills dan
Standingford
Dua orang
ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi
suatu kantor adalah :
·
Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
·
Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
·
Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
·
Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang
bekerja
·
Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja
terpelihara
·
Komunikasi dan arus kerja diperlancar
·
Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan
tersendiri
·
Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
·
Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik,
telepon
·
Memberikan keamanan
Dengan memperhatikan
gedung yang ada, tujuan tata ruang kantor adalah :
·
Menggunakan ruangan yang ada guna dimanfaatkan untuk
faedah ekonomis yang besar. Setiap meter persegi, sudut, atau tengah ruangan
seluruhnya bermanfaat.
·
Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staf yang
sedang bekerja.
·
Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
·
Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
Dapat disimpulkan
bahwa tujuan tata ruang kantor :
1.
Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan
digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
2.
Menambah semangat kerja pegawai
3.
Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang
mengunjungi kantor
4.
Mempermudah pengawasan
C. Manfaat Tata
Ruang Kantor
Tata ruang
kantor yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1.
mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara
efektif.
2.
Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi
pegawai.
3.
Memberikan kesan yang positif terhadap pelanggan
perusahaan.
4.
Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5.
Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6.
Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan
dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.
D. Asas-asas
Tata Ruang Kantor
Seorang ahli
tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan enam asas pokok tata ruang pabrik,
yaitu :
1.
Asas mengenai jarak
terpendek, yaitu dengan berpedoman pada bentuk garis lurus diantara dua titik
2.
Asas mengenai rangkaian kerja, yaitu menurut rangkaian
yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Rangkaian pekerjaan tersebut
dikaitkan dengan garis lurus diantara dua titik dengan garis lurus bergerak
maju.
3.
Asas mengenai perubahan segenap ruangan, yaitu
mendayagunakan segenap ruangan secara berimbang
untuk menghindari pada suatu bagian ruang penuh sesak sementara bagian
lainnya kosong.
4.
Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja yaitu
mudah dilakukan perubahan formasi susunan tata ruang pada saat diperlukan yang
disebabkan karena penambahan atau pengurangan peralatan kerja dan keperluan
penataan untuk waktu tertentu.
E. Macam Tata
Ruang Kantor
Secara garis
besar, tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu :
1.
Ruang kantor terbuka (open plan offices)
Semua
aktivitas dilaksanakan bersama-sama oleh beberapa pegawai dalam satu ruangan
besar yang terbuka serta tidak dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang
terbuat dari kayu.
1. Keuntungannya
adalah :
a.
Memudahkan perubahan lay out ruangan tanpa
perlu biaya yang tinggi.
b.
Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja
antarpegawai baik.
c.
Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.
d.
Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan
peralatan kerja.
e.
Memudahkan pengawasan.
2. Kelemahannya
adalah :
a.
Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
b.
Memerlukan air conditioning untuk mengurangi
debu dan pendingin udar serta air cleaner untuk mengurangi bau.
c.
Memungkinkan terjadinya kebisingan yang mengganggu
konsentrasi kerja.
2.
Ruang kantor tertutup (closed plan offices)
Tempat
bekerja dipisahkan dalam kamar-kamar atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok
atau penyekat yang terbuat dari kayu.
1)
Keuntungannya adalah :
a)
Cocok untuk pekerjaan yang harus terjamin kepentingan,
kerahasiaan, dan keamanannya, baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau
asset perusahaan yang berharga.
b)
Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah.
c)
Dapat lebih menghargai tamu.
2)
Kerugiannya adalah :
a)
Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk memisahkan
ruangan, lebih banyak alat komunikasi.
b)
Mempersulit perubahan lay out kantor atau
fleksibilitas ruangan kurang.
c)
Komunikasi dan koordinasi lebih sulit jika tidak
ditunjang oleh alat komunikasi yang memadai.
d)
Mempersulit pengawasan.
F. Langkah-langkah
dalam Menyusun Tata Ruang Kantor
Penyusunan
tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1.
Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk,
jendela dan pilar gedung
2.
Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan)
yang tercakup dalam lingkungan kantor itu
3.
Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan
fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja
4.
Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja,
lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada
tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik
G. Teknik Penataan
Meja Kerja Ruang Kantor
Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja
merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya,
pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian
semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang
relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa
sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara
berikut :
1.
Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus
menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak
belakang atau dengan posisi beradu punggung.
2.
Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar,
susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
3.
Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok
baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun
orang lain yang sedang mendapat layanan.
4.
Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok
baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris
lainnya sekitar 80 cm.
5.
Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka
ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil
berhadapan dengan personil.
6.
Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan
unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang
menjadi bawahannya.
7.
Penempatan personil disesuaikan dengan jenis
pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan
konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang,
demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan
dekat pintu masuk.
8.
Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan
suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh
dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi
9.
Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif
sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
10. Personil
yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding
atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain
11. Personil
yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan
dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau
tiang untuk mendapatkan penyangga
12. Pimpinan
yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia
organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan
atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat
dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja
pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip
pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu
BAB III
PENUTUP
Penataan
Ruang Kantor yang Baik Agar Terciptanya Suasana Kerja yang Efektif
A.
Kesimpulan
Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan
penggunaan secara terperinci dari sebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan
yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya
yang sehemat-hematnya.
Dari pembahasan mengenai penataan ruang kantor kita dapat menyimpulkan
bahwasannya penataan ruang kantor yang baik itu sangat penting agar terciptanya
suasana kerja yang efektif dn mendukung dalam pelaksanaan pekerjaan dan
pencapaian tujuan dari sebuh organisasi.
B.
Saran
Saran dari penulis setelah penyelesaian makalah ini agar nantinya kita
dapat menata ruang kantor kerja kita dengan baik. Sehingga pencapaian tujuan
dari organisasi kita dapat tercapai.
DAFTAR PUSTAKA
The Liang
Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat. Yogyakarta :
Liberty.
Nelitawati, 2010. Manajemen Kantor. Padang : UNP Press.